Utredning om landstingets upphandling av PA-system: Korrekt upphandling men brister fanns

På dagens landstingsstyrelsemöte redovisades en utredning om landstingets upphandling och införande av ett nytt personaladministrativt system åren 2005-2010. Revisionsbyrån PwC har på landstingsledningens uppdrag granskat det s k Vendelaprojektet. Revisorerna konstaterar att upphandling och avtalsskrivning varit korrekta, men de har också kritik beträffande landstingets hantering av projektet.

Landstinget inledde sin upphandling av ett nytt personaladministrativt system, det s k Vendelaprojektet, 2005, och 2007 slöts avtal med företaget Agresso om denna leverans. Avtalet hävdes av landstinget i början av år 2010 efter det att Agresso inte lyckats leverera enligt överenskommelse.

Efter uppgifter i media med kritik angående Örebro läns landstings upphandling och införande av ett nytt personaladministrativt datasystem 2005-2010, beslutade landstingsledningen att tillsätta en oberoende utredning av hur hanteringen av projektet skett. Revisionsbyrån PwC, Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB i Stockholm, fick uppdraget den 8 mars. Utredningen presenterades för landstingsstyrelsen idag.

Tidigare delrapport om eventuellt jäv

PwC:s revisorer har också gjort en särskild delrapport om personaldirektörens roll i förhållande till en misstänkt jävsituation i projektet. Delrapporten presenterades den 27 mars, och revisorerna gjorde bedömningen att personaldirektören/ projektägaren inte varit aktiv i de beslut som tagits av landstinget avseende val av system och leverantör, och att de inte identifierat några bevis eller tydliga indikationer på att jäv har förekommit i samband med denna upphandling.

Upphandlingen

Revisorerna konstaterar att upphandlingen genomfördes enligt vedertagna modeller och principer och i enlighet med LOU, lagen om offentlig upphandling. Dock bedömer de att projektet fick oklara förutsättningar på grund av mängden detaljkrav i upphandlingsunderlaget. Det uppkom oklarheter runt tolkningen på grund av detta, och tillägg och förändringar gjordes under projektets löptid med ambitionen om en framtida leverans.

Ekonomin – budget och kostnader för projektet

Vendelaprojektet hölls inom budget, och landstingets uppföljning var inriktad på det ekonomiska utfallet. Det totala utfallet understiger totalt budgeterat belopp. Projektets totalkostnad blev 16,6 miljoner kronor, varav Agressos andel var 11,3 miljoner kronor. Mellanskillnaden bestod av interna kostnader som tid för IT-enheten, kvalitetssäkring och olika former av projektledningsstöd.

Revisorerna konstaterar också att landstinget kunnat nyttiggöra sig delar av leveranserna, och att det nya personaladministrativa systemet som infördes hösten 2010 inte hade kunnat införas så snabbt om inte erfarenheter och kunskaper från Vendelaprojektet funnits.

Möjligheterna till återbetalning, vite eller skadestånd

Möjligheter fanns att kräva vite vid leveransförseningar under projektets gång, men landstinget valde att istället arbeta lösningsinriktat tillsammans med leverantören. I samband med att avtalet sades upp, konstaterades att parterna inte hade några ekonomiska ersättningskrav på varandra. Landstingets jurist bedömde att det inte fanns möjligheter att vinna en eventuell process. Revisorerna delar uppfattningen att möjligheterna att vinna en process om återbetalning, vite eller skadestånd var små, då avtalet sades upp.

Landstingets åtgärder

- Landstinget har nu fått värdefulla synpunkter från revisorerna, och vi ska noggrant gå igenom de olika aspekterna för att se vad vi har att lära för framtiden, säger landstingsstyrelsens ordförande Marie-Louise Forsberg-Fransson (S).

- Utredningen om Vendelaprojektet omfattar ju hela händelseförloppet alltifrån upphandling, avtal, arbetet med att försöka införa systemet och projektets avslut. Efter genomgång kommer jag att uppdra till landstingsdirektören att tydliggöra spelregler för hur vi kan arbeta bättre med den här typen av komplicerade processer.

- Avsikten med utredningsuppdraget har ju varit att se vad som gått fel och varför och vad vi kan lära oss, säger landstingsdirektör Rickard Simonsson.

- Redan innan utredningen har steg tagits mot att etablera en bättre organisation för projektredovisning i landstinget för att få en bättre kvalitetssäkring, kontroll och uppföljning. Landstinget har ständigt pågående stora projekt, och det är mycket viktigt att vi på alla sätt försäkrar oss om att vi når bästa möjliga resultat och hanterar skattepengarna så väl och effektivt som möjligt, påpekar Rickard Simonsson.